Filialrevision
Groß- und Einzelhändler mit einer dezentralen Filialstruktur stehen vor der Herausforderung, die Einhaltung der vorgegebenen Prozesse und Konzepte zu überwachen.
Wir unterstützen Sie hierbei mit einem standardisierten Vorgehen sowie individuell auf Sie zugeschnittenen Prüfungsschritten nach Ihren Vorgaben und Bedürfnissen. Basis dafür ist eine detaillierte Analyse hinsichtlich Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit.
Mit Unterstützung einer Filialrevision können Fehlentwicklungen wie Umsatzverluste, Kundenunzufriedenheit und dolose Handlungen (z.B. Unterschlagung, Diebstahl, Kundenbegünstigung) entgegengewirkt sowie die Umsetzung von Prozessvorgaben und Konzepten überwacht werden.
Zudem ermöglicht eine Filialrevision einen Benchmark der Filialen untereinander z.B. durch die Vergabe von Punkten und Ermittlung von Erreichungsgraden in Prozent.
Die wesentlichen Funktionen einer Verkaufsstelle/Filiale bilden wir in einem individuellen Prüfprogramm in Form einer Checkliste ab. Die Prüfung erfolgt digitalisiert mit Hilfe einer Audit-Software:
- Logistik (Bestellwesen, Wareneingang, Verräumung, Retourenabwicklung)
- Bestandsmanagement/Warenverfügbarkeit/Inventurbegleitung und Analyse von Inventurdifferenzen
- Verkauf (u.a. Warenpräsentation, Erscheinungsbild der Filiale, Werbung, Kundenbetreuung, Preisauszeichnung)
- Kassenwesen (Prozesse, Stornos, Gutschriften, Retouren/Umtausche, Differenzen)
- Geldeingänge bei der Bank (u.a. Sicherheit, Kontrollen, Vier-Augen-Prinzip, Valutaüberwachung, Differenzenklärung)
- Geldentsorgung
- Personal (v.a. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Arbeitsrecht, Steuer- und Sozialversicherungsrecht)
- Sicherheit (u.a. Zutrittsregelungen, Videoüberwachung etc.).
- Einkauf/Beschaffung (u.a. Bedarfsermittlung, Angebotseinholung, Preisvergleiche, Auftragsvergabe, Rechnungsprüfung)
Die Filialrevision ermöglicht die
- Bewertung der Ergebnisse pro Teilfunktion (erfüllt bis nicht erfüllt; Erreichungsgrad in Prozent)
- Ermittlung eines Gesamterreichungsgrades je Filiale inkl. Vergleich der Filialen untereinander (Benchmark)
- Definition von geeigneten Maßnahmen auf Basis der Feststellungen pro Filiale
- zeitnahe Kommunikation der Prüfungsergebnisse
- Besprechung der Ergebnisse mit den Verkaufsverantwortlichen vor Ort und zentral (evtl. in der Zentrale)
- Beurteilung der Funktionsfähigkeit des Internen Kontrollsystems.
Wir berichten die verdichteten Ergebnisse in Form eines Management Summary, das das Gesamtergebnis und wesentliche Feststellungen beinhaltet.
Filialen, die einen definierten Grenzwert unterschreiten, werden im Rahmen eines Follow-up erneut geprüft, um den Umsetzungsstand der Maßnahmen zu überwachen (Fortschrittsbericht).
Die Filialrevision sollte durch eine permanente und standardisierte Bondatenanalyse sowie durch Testkäufe/Mystery Shopping und Aufmerksamkeitskäufe ergänzt werde.
