Kostengünstig im Verband kontrollieren
Klammen Verbänden fehlt oft eine effiziente interne Revision. Wie Mitgliedsorganisationen Geschäftsprozesse gemeinsam prüfen, erklärt Prokuristin Fanny Schmitz-Ercan.
Die interne Revision soll als unabhängiger und objektiver Prüfungs- und Beratungsdienstleister das Ziel verfolgen Mehrwerte zu schaffen und Geschäftsprozesse zu verbessern.
Sie soll die Organisation bei der Zielerreichung unterstützen, indem sie mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet sowie hilft diese zu optimieren. Dabei ist es für freigemeinnützige Organisationen mit knappen monetären Mitteln schwer, eine zielgerichtete interne Revisionsfunktion zu realisieren.
Verbände zu Pools zusammenschließen
Das Poolkonzept unter Einsatz von Selbst-Auditing mittels standardisierter sowie webbasierter Fragenkataloge, ist ein effizienter Lösungsansatz für Kapazitätsprobleme in der internen Revision. In diesem Konzept schließen sich mehrere dezentral organisierte Verbände zu einer Gemeinschaft zusammen. Innerhalb dieses Pools führen Prüfer zu systematischen sowie risikoorientieren fixierten Prüfungsthemen, wie zum Beispiel Rechnungswesen oder der Abwicklung von Zuwendungen, vollumfängliche Revisionsprüfungen Vorort bei ausgewählten Poolteilnehmern durch. Die Prüfungsergebnisse sowie konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse sowie Realisierung von Mehrwerten werden mit den geprüften Einheiten besprochen. Ein detaillierter Prüfungsbericht wird dem jeweiligen Poolteilnehmer bereitgestellt.
Checklisten entwickeln
Auf Grundlage der daraus resultierenden Prüfungserkenntnisse sowie auf Basis der grundsätzlichen Anforderungen an die spezifischen Prozessabläufe werden Checklisten entwickelt und über die eigens dafür programmierte Software ‚e-Audit’ allen Poolteilnehmern, die nicht einer Vorort-Prüfung unterzogen wurden, digital bereitgestellt.
Beim Selbst-Auditing können Poolteilnehmer über die Web-Anwendung eigenständig innerhalb einer Frist selbst durchführen. Wobei hier in Abhängigkeit der getroffenen Feststellungen entsprechende Maßnahmen zur Behebung der identifizierten Schwachstellen direkt zu fixieren sind. Entsprechende Handlungsempfehlungen können Poolteilnehmer dabei zielgerichtet sowie prozessorientiert über die Web- Applikation selbst selektieren und fixieren. Auf Grundlage einer unabhängigen sowie objektiven Beurteilung und Analyse, der im Rahmen des Selbst-Auditing getätigten Angaben, wird pro Einheit ein individuelles Prüfungsergebnis erstellt.
Follow-up Prüfungen durchführen
Im Nachgang der Prüfungsabwicklungen erfolgt zudem, auf Basis einer Gesamtauswertung, eine anonymisierte Ergebnispräsentation der Maßnahmen im Beisein aller Poolteilnehmer. Abschließend werden zur Gewährleistung der Nachhaltigkeit der getroffenen Maßnahmen in einzelnen ausgewählten Einheiten sogenannte Follow-up Prüfungen zur Verifizierung der definierten Maßnahmen durchgeführt.
Konzept ist günstiger als Einzelprüfungen
Das Poolkonzept ermöglicht somit bei niedrigen Kosten die notwendige jährliche revisorische Grundabdeckung großer dezentral organisierter Einheiten. Das Poolkonzept ist deutlich Kostengünstiger als Einzelprüfungen, erfüllt Mindestanforderungen, reduziert Haftungsrisikos und optimiert Prozesse.
Die Autorin:
Fanny Schmitz-Ercan ist Partnerin und Prokuristin bei der Tasco Revision und Beratung Wiesbaden
Link zum Artikel: https://www.wohlfahrtintern.de/startseite/newsdetails/article/kostenguenstig-im-verband-kontrollieren/
